Post | januari 2024 | 3 min lezen

How to: Co-creatie voor events met maatschappelijke doelgroepen

Het Daklozefeest van Homebass

Ga jij aan de slag met je eigen evenement, campagne of activatie in samenwerking met een maatschappelijke organisatie? En wil jij een bijzondere doelgroep een plek geven in het creatie proces? Dat kan soms best ingewikkeld zijn, daarom helpen we je op weg met dit stappenplan.


Stap 1: Zoek relevant netwerk

- Maak een lijst van maatschappelijke organisaties en doelgroepen die passen bij de thema's en doelstellingen van je evenement. Denk ook aan lokale gemeenschapscentra, culturele instellingen, sociale organisaties, scholen, etc.


Stap 2: Contact en Samenwerking

- Neem contact op met de beoogde maatschappelijk partners en leg de visie en doelstellingen van het evenement uit. Leg ook duidelijk uit wat de potentiële rol kan zijn van de maatschappelijk partner, en wat er voor deze partner te halen valt.

- Nodig ze uit voor een verkennend gesprek om te begrijpen hoe ze betrokken willen zijn en welke bijdrage ze kunnen leveren. Vraag of ze mensen van de doelgroep die ze bedienen mee willen nemen, lees: daklozen, vluchtelingen of ouderen bijvoorbeeld.

- Werk samen aan een overeenkomst die de verwachtingen, verantwoordelijkheden en bijdragen van beide partijen definieert. Tip: timmer niet alles dicht, zorg dat er ruimte blijft om op basis van de behoefte in de tijd gezamenlijk te reflecteren op gemaakte afspraken.

- Zorg ervoor dat de samenwerking niet alleen eenrichtingsverkeer is, maar een wederzijdse uitwisseling van ideeën en resources. Zorg dat de maatschappelijk partner goed begrijpt waar ze iets inbrengen en waar ze iets kunnen winnen.


Stap 3: Inclusieve Brainstormsessies

- Organiseer brainstormsessies en workshops waarbij vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties en doelgroepen worden uitgenodigd. De ervaring leert dat het soms moeilijk is om je beoogde doelgroep aan tafel te krijgen, dus overweeg om de brainstorm te organiseren in bijvoorbeeld de daklozenopvang zelf, het AZC of het verzorgingshuis.

- Luister naar hun ideeën, behoeften en suggesties voor de programmering. Zorg dat je ook later in het proces bij deze mensen terugkoppelt welke ideeën een plekje hebben gekregen in de programmering.


Stap 4: Programma ontwikkeling

- Werk gezamenlijk aan de programmering, waarbij rekening wordt gehouden met de input van maatschappelijke organisaties en doelgroepen. Zorg wel voor verwachtingsmanagement: als eindverantwoordelijke van het evenement ben jij degene die de beslissingen maakt. Het kan zijn dat je mensen teleurstelt als hun ideeën niet worden meegenomen, zorg dat je goed kunt uitleggen waar je keuzes vandaan komen.

- Overweeg diverse culturele uitingen en kunstvormen die de diversiteit van de betrokken mensen weerspiegelen.


Stap 5: Feedback en Aanpassingen

- Organiseer regelmatig feedbacksessies om concepten en programma’s te bespreken. Het ophalen van feedback kun je bijvoorbeeld met online vragenlijsten doen, en je kunt maatschappelijk werkers vragen of ze deze samen met je beoogde doelgroep invullen.

- Pas het programma aan op basis van de ontvangen feedback om ervoor te zorgen dat het relevant blijft voor de beoogde doelgroep(en). In sommige gevallen kan het goed zijn om terug te koppelen wat je met de feedback hebt gedaan.


Stap 6: Communicatie en Promotie

- Werk samen met de betrokken organisaties om het festival te promoten binnen hun netwerken. Denk goed na over waar je doelgroep aanwezig is, veel kwetsbare doelgroepen zijn minder goed te bereiken via social media bijvoorbeeld, dan kan het relevant zijn om bijvoorbeeld fysiek zichtbaar te zijn op locaties van maatschappelijke organisaties (denk aan posters, flyers, stickers).

- Zorg ervoor dat de communicatie de inclusieve aard van het evenement benadrukt. Bekijk de tips van onze partner Green Events over hoe je inclusief communiceert in de evenementensector.


Stap 7: Evaluatie en Reflectie

- Evalueer na het evenement samen met de partners en betrokkenen het succes en de impact. Bij voorkeur doe je dit met een evaluatiegesprek en eventueel opgevolgd met een (online) vragenlijst. Zo combineer je kwalitatieve en kwantitatieve data voor je rapportage.

- Reflecteer op wat goed ging en en formuleer met elkaar wat beter kan en hoe.


Stap 8: Rapportage

- Gebruik de input van maatschappelijke organisaties en doelgroepen om je rapportage (voor bijvoorbeeld toekomstige fondsaanvragen en partnerships) te versterken.

- Benadruk hoe de betrokkenheid van deze groepen heeft bijgedragen aan de culturele participatie en impact in de gemeenschap.


Heel veel succes met je project. Heb je vragen of opmerkingen over dit stappenplan? Of heb je leuke verhalen of beelden om te delen? Mail ons gerust op [email protected]



Deel blogpost